GIAO TIẾP THẤU CẢM TRONG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

GIAO TIẾP THẤU CẢM TRONG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Sự thấu cảm là gì? 

Thấu cảm là khả năng thấu hiểu cảm xúc và trải nghiệm của người khác. Sự thấu cảm giúp chúng ta hiểu được quan điểm của người khác, tăng cường khả năng kết nối với mọi người và phát triển một thế giới quan tốt đẹp hơn. Khi hiểu rõ hơn về việc hành động hay lời nói của mình có thể ảnh hưởng đến người khác như thế nào, chúng ta có thể có những cuộc trò chuyện hiệu quả, ý nghĩa hơn, đặc biệt khi tương tác với những người có hoàn cảnh và quan điểm khác nhau.

Vì sao sự thấu cảm lại cần thiết trong công việc ?

Ngoại trừ những nhóm ngành đặc thù mang tính trợ giúp như y tế, chăm sóc sức khỏe, giáo dục hay dịch vụ xã hội, sự thấu cảm trong môi trường công sở nói chung từ trước đến nay vốn ít khi được chú trọng.

Tiến sĩ Sophia Koustas chia sẻ: “Thể hiện sự thấu cảm nơi công sở đôi khi bị coi là quá ‘ủy mị’ hay ‘yếu đuối’. Tuy nhiên, vài năm trở lại đây, bà nhận thấy một sự chuyển dịch rõ rệt: việc thấu cảm tại nơi làm việc ngày càng được đón nhận rộng rãi khi nhiều nhà tuyển dụng bắt đầu xem đây là một yếu tố sống còn cho doanh nghiệp của họ. 

Theo Báo cáo Tương lai Việc làm năm 2025 của Diễn đàn Kinh tế Thế giới (WEF), có đến 50% nhà tuyển dụng được khảo sát coi sự thấu cảm và lắng nghe chủ động là những kỹ năng cốt lõi của đội ngũ nhân sự. Thêm vào đó, 95% tin rằng nhu cầu về hai kỹ năng này sẽ tiếp tục giữ vững hoặc tăng mạnh trong giai đoạn từ năm 2025 đến 2030.

Nhận thức được tầm quan trọng ngày một lớn này, một số tổ chức đang đưa sự thấu cảm vào vận hành một cách mạnh mẽ hơn. Bà Koustas cho biết: “Các thương hiệu cũng bắt đầu lồng ghép sự thấu cảm vào bộ nhận diện và thiết kế sản phẩm của mình nhằm tạo dựng mối liên kết sâu sắc với khách hàng. Đồng thời, họ cũng chăm sóc chính nhân viên của mình bằng các chính sách thấu cảm”. Những chính sách này có thể là các gói bảo hiểm sức khỏe mở rộng hay chế độ làm việc linh hoạt thời gian, cùng nhiều phúc lợi thực tế khác.

Bà cũng nhấn mạnh rằng cấp quản lý chính là những người nắm giữ cơ hội lớn nhất để kiến tạo nên một nền văn hóa doanh nghiệp thấu cảm. “Sự thấu cảm nên được lan tỏa từ trên xuống dưới theo thứ bậc của tổ chức. Điều này chắc chắn sẽ mang lại tác động tích cực rõ rệt đến nội bộ nhân viên, cũng như mối quan hệ giữa nhân viên với khách hàng.” Và khi những người lãnh đạo biết cách thấu cảm, điều đó có thể tạo ra những thay đổi mang tính bước ngoặt, giúp nâng cao mức độ gắn kết của nhân sự. Từ đó, hiệu suất làm việc của cả đội ngũ được cải thiện và niềm tin vào ban lãnh đạo cũng vững chắc hơn.

Bà Koustas đúc kết: “Sự thấu cảm không phải là một phần mềm có sẵn để tải về, cũng chẳng phải là một chương trình ngắn hạn để lấy chứng chỉ. Thấu cảm là một hành trình trọn đời để chúng ta hoàn thiện chính mình”.

Vì sao sự thấu cảm quan trọng trong môi trường công sở? 

Cải thiện khả năng giao tiếp

Khi thực hành sự thấu cảm, chúng ta sẽ dễ dàng điều chỉnh phong cách giao tiếp của mình sao cho phù hợp nhất với từng đối tượng hoặc tập thể mà mình đang tương tác tại thời điểm đó. Chúng ta cũng có thể linh hoạt thay đổi tông giọng hay ngôn ngữ cơ thể để dẫn dắt cuộc đối thoại một cách hiệu quả nhất. Chẳng hạn, cách trò chuyện với cấp trên chắc chắn sẽ khác với cách thuyết trình trước một hội trường đông người.

Tăng cường mối quan hệ trong công ty

Bạn có thể trở thành một nhân viên tốt hơn khi biết thấu cảm. Hãy cố gắng hiểu hoàn cảnh và quan điểm của đồng nghiệp để xây dựng mối quan hệ tốt và thúc đẩy sự tin tưởng. Hãy lắng nghe tích cực và chia sẻ những lời động viên khi đồng nghiệp chia sẻ ý tưởng của họ.

Kích thích khả năng sáng tạo

Ứng dụng sự thấu cảm tại nơi làm việc cũng là một cách giúp chúng ta khám phá giải pháp mang tính sáng tạo đột phá. Khi tham gia vào một dự án, cấp trên có thể yêu cầu bạn đặt mình vào góc nhìn của người nghe hoặc đào sâu vào những yêu cầu của khách hàng.

Việc đặt mình vào vị trí của người khác sẽ giúp bạn và các đồng nghiệp thấu hiểu khách hàng thực sự suy nghĩ và cảm nhận thế nào, từ đó tìm ra những chiến lược chạm đúng tâm lý của họ nhất. Tương tự, việc nhìn nhận một sản phẩm hay dịch vụ dưới góc độ của người thụ hưởng sẽ giúp bạn phát hiện ra những rào cản hoặc cơ hội mà trước đó mình chưa từng nghĩ tới, đồng thời sẵn sàng thử nghiệm các giải pháp mới mẻ hơn.

Giúp chúng ta trong quá trình phỏng vấn

Trước khi phỏng vấn, chúng ta có thể đọc bản mô tả công việc để hiểu công việc đó bao gồm những gì, nhưng điều quan trọng là phải lắng nghe người tuyển dụng trong suốt cuộc phỏng vấn. Khi họ chia sẻ về kỳ vọng hay lý do tuyển dụng vị trí này, đó chính là lúc họ đang gửi đi tín hiệu về những gì công ty đang tìm kiếm. Việc nắm bắt được những trăn trở này và khéo léo lồng ghép vào câu trả lời sẽ giúp chúng ta chứng minh được mình không chỉ là một ứng viên đủ năng lực, mà còn là một người thực sự hiểu và trân trọng giá trị của vị trí đó đối với doanh nghiệp. 

Ví dụ, người phỏng vấn có thể nói về việc khó khăn như thế nào khi không có lễ tân trong vài tháng qua. Chúng ta có thể bắt đầu câu trả lời bằng một sự đồng cảm, bày tỏ rằng văn phòng sẽ ra sao khi thiếu đi người đón tiếp khách và trả lời những cuộc gọi. Sau khi đã tạo được sợi dây kết nối đó, chúng ta mới bắt đầu chia sẻ về kinh nghiệm xử lý các đầu việc này một cách trơn tru và hiệu quả ra sao. Cách tiếp cận này chắc chắn sẽ chạm đến trái tim của nhà tuyển dụng mạnh mẽ hơn nhiều. 

Làm thế nào để Bày tỏ sự thấu cảm trong môi trường công sở

1. Lắng nghe chủ động (Actively listen)

Hãy thực hành sự thấu cảm bắt đầu từ việc lắng nghe chủ động. Khi ai đó đang chia sẻ, hãy tập trung toàn bộ tâm trí để lắng nghe câu hỏi hay lời đề nghị của họ, thay vì vừa nghe vừa vội vàng nảy số tìm câu trả lời trong đầu. Cách này giúp bạn hoàn toàn đặt trọn sự chú ý vào nhu cầu của đối phương, từ đó hiểu được cảm xúc và góc nhìn của họ.

2. Linh hoạt cách giao tiếp theo từng đối tượng (Personalize your communication)

Khi hiểu rõ người đối diện mình là ai, chúng ta sẽ biết cách chọn lối giao tiếp phù hợp nhất với họ. Chẳng hạn, ta có thể linh hoạt thay đổi từ ngữ dựa trên mức độ chuyên môn của khách hàng hoặc đồng nghiệp. Khi thảo luận với đồng đội trong team, chúng ta thoải mái dùng các thuật ngữ chuyên ngành; nhưng khi thuyết phục khách hàng, hãy chọn những từ ngữ giản dị, phổ thông và dễ chạm nhất. Thậm chí, nếu có khả năng, việc chủ động trò chuyện bằng ngôn ngữ mẹ đẻ của đồng nghiệp hay khách hàng nước ngoài cũng là một điểm cộng tinh tế.

3. Sẵn sàng hỗ trợ (Offer to help)

Sự thấu cảm giúp bạn nhạy bén nhận ra những khó khăn mà đồng nghiệp đang gánh vác, dù đó là áp lực công việc hay vấn đề cá nhân. Hãy biến sự thấu cảm thành hành động bằng một lời đề nghị giúp đỡ chân thành trong khả năng của bạn. Cử chỉ ấm áp này là minh chứng rõ nhất cho thấy bạn luôn hết mình vì sự phát triển chung và sẵn sàng đồng hành cùng mọi người chạm đến mục tiêu.

4. Đặt mình vào thế giới quan của người khác (Consider a different perspective)

Nếu nội bộ team xảy ra những va chạm, xung đột, hãy xem nó như một cơ hội mang tính xây dựng bằng cách cố gắng nhìn nhận sự việc dưới lăng kính của người khác. Một khi đã hiểu được cảm xúc của họ, chúng ta sẽ có cách phản hồi thấu đáo hơn. Nếu vẫn còn những điểm chưa hiểu, đừng ngần ngại đặt những câu hỏi gợi mở để đôi bên dễ dàng tìm thấy tiếng nói chung.

5.Chủ động đặt câu hỏi  (Ask questions)

Cốt lõi của sự thấu cảm là thấu hiểu một góc nhìn khác, và việc này đôi khi không dễ dàng nếu chúng ta chỉ ngồi một chỗ và tự suy diễn xem đối phương đang cảm thấy thế nào. Cách nhanh nhất là hãy đặt những câu hỏi tinh tế về nhu cầu, cảm xúc và quan điểm của đồng nghiệp hay khách hàng để biết chính xác mình có thể hỗ trợ họ ra sao.

• Ví dụ: Nếu một khách hàng hỏi mua một sản phẩm mà công ty đã ngừng kinh doanh, thay vì từ chối thẳng thừng, hãy hỏi xem họ thường dùng sản phẩm đó vào việc gì. Thông tin này sẽ giúp chúng ta hiểu rõ nhu cầu thực sự của họ để từ đó gợi ý những sản phẩm thay thế phù hợp.

6. Tôn trọng cảm xúc của đối phương  (Validate their feelings)

Ngay cả khi chúng ta không hoàn toàn đồng tình hay chưa hiểu hết góc nhìn của người khác, ta vẫn có thể thực hành sự thấu cảm bằng cách cho họ thấy rằng: cảm xúc của họ xứng đáng được trân trọng. Hãy lắng nghe thật kỹ, rồi từ tốn bày tỏ rằng bản thân hiểu vì sao họ lại gặp khó khăn như vậy và chúng ta luôn sẵn sàng đồng hành cùng họ. Việc công nhận những gì đối phương đang trải qua sẽ giúp xoa dịu không khí của mọi cuộc đối thoại.

Bà Koustas cũng lưu ý thêm rằng: Điều quan trọng là chúng ta phải tìm được sự cân bằng giữa việc thấu cảm với người khác và việc bảo vệ năng lượng của chính mình, làm sao để sự thấu cảm ấy vừa sưởi ấm lòng người, vừa thúc đẩy doanh nghiệp đạt được kết quả mong muốn.

“Sự thấu cảm có thể len lỏi vào cuộc sống cá nhân lẫn công việc mỗi ngày theo rất nhiều cách khác nhau,” bà nói. “Và đó là một hành trình tự hoàn thiện không bao giờ có điểm dừng.”

Bài viết được Psychub tham khảo và tổng hợp nguồn từ: Indeed, Talentnet, Southern New Hampshire University

Nguồn ảnh: Pexels